一、企業(yè)會(huì )議系統現狀
目前大部分企業(yè)在開(kāi)會(huì )前，工作人員需要打印大量會(huì )議資料和桌面席卡，會(huì )前的準備過(guò)程繁瑣，工作量大且缺乏應變能力;會(huì )場(chǎng)排位手工管理、機動(dòng)性差、效率低。會(huì )議簽到、表決、會(huì )討、視頻、數據服務(wù)等系統相互獨立，規模龐大，集成性差:會(huì )中文件量大，分發(fā)效率不高;與會(huì )人員交互時(shí)需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等)，增加系統使用難度。與會(huì )人員桌面布局復雜，物品繁多凌亂。視頻信息集中于傳統大屏幕，距離遠者觀(guān)看困難，且不便實(shí)時(shí)交互;會(huì )中與會(huì )者對資料的修改、批注、意見(jiàn)等情況難以歸納記錄，與會(huì )者討論、投票表決等內容無(wú)法自動(dòng)保存等，與會(huì )者與服務(wù)人員間溝通不順暢:會(huì )后一方面與會(huì )者攜帶資料離場(chǎng)，企業(yè)重大機密信息可能存在泄密風(fēng)險進(jìn)而導致重大商業(yè)損失，另一方面會(huì )后資料的收集、管理也會(huì )耗費大量人力、物力且會(huì )造成大量紙張浪費。
二、無(wú)紙化會(huì )議系統的意義
無(wú)紙化會(huì )議系統是自動(dòng)化數字化操作系統，所有電子版會(huì )議資料都能夠進(jìn)行終端瀏覽及操作，明確與會(huì )者職能和授權。服務(wù)器端設定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預。無(wú)紙化終端集成各種會(huì )議服務(wù)功能，一臺終端滿(mǎn)足與會(huì )人員各種需求。與會(huì )人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀(guān)大方。與會(huì )人員可操作個(gè)人終端，調整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì )議文件重點(diǎn)做上標注、便于會(huì )后整理、存檔。會(huì )議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì )議進(jìn)程。會(huì )議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創(chuàng )保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會(huì )議不受干擾，有助于實(shí)現無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)企業(yè)現代化建設。
無(wú)紙化會(huì )議系統由三大部分組成:服務(wù)器端、會(huì )務(wù)端和客戶(hù)終端。其中服務(wù)器端可實(shí)現會(huì )議申請、會(huì )議審批、會(huì )議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡(luò )中的任意一臺電腦，用管理員的身份登錄系統，就可以完成會(huì )議前和會(huì )議后所提供的全部管理操作，方便系統的使用與維護。會(huì )務(wù)端是會(huì )議過(guò)程中的操作端，負責會(huì )議運行過(guò)程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作?？蛻?hù)終端是與會(huì )者客戶(hù)端運行的界面，可實(shí)現會(huì )議簽到、會(huì )議信息瀏覽、會(huì )議布局瀏覽、與會(huì )人員信息查詢(xún)、會(huì )議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點(diǎn)播、資料導出、呼叫服務(wù)等功能。
移動(dòng)無(wú)紙化會(huì )議系統適用于有移動(dòng)會(huì )議及無(wú)紙化會(huì )議的企業(yè)，從目前的運行情況反饋，系統運行穩定可靠，滿(mǎn)足使用單位的移動(dòng)會(huì )議及無(wú)紙化會(huì )議的需求。
