與會(huì )人員對會(huì )議信息的演示、交流、互動(dòng)等方面的要求也越來(lái)越高，而傳統的會(huì )議系統無(wú)法滿(mǎn)足人們這方面的使用需求。無(wú)紙化會(huì )議系統的出現，有效的解決傳統會(huì )議中難以實(shí)現的實(shí)時(shí)交流、互動(dòng)等缺點(diǎn)，實(shí)現了高校會(huì )議室的現代化建設。
1無(wú)紙化會(huì )議系統的組成、功能與技術(shù)特點(diǎn)
1.1無(wú)紙化會(huì )議系統的組成與功能。無(wú)紙化會(huì )議系統由三大部分組成:服務(wù)器端、會(huì )務(wù)端和客戶(hù)終端。
服務(wù)器端可實(shí)現會(huì )議申請、會(huì )議審批、會(huì )議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡(luò )中的任意一臺電腦，用管理員的身份登錄系統，就可以完成會(huì )議前和會(huì )議后所提供的全部管理操作，方便系統的使用與維護。
會(huì )務(wù)端是會(huì )議過(guò)程中的操作端，負責會(huì )議運行過(guò)程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作。這部分操作-般由專(zhuān)門(mén)的會(huì )議管理人員來(lái)負責，控制整個(gè)會(huì )議的進(jìn)度，及時(shí)響應與會(huì )者在會(huì )議過(guò)程中提出的要求。
客戶(hù)終端是與會(huì )者客戶(hù)端運行的界面，可實(shí)現會(huì )議簽到、會(huì )議信息瀏覽、會(huì )議布局瀏覽、與會(huì )人員信息查詢(xún)、會(huì )議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點(diǎn)播、資料導出、呼叫服務(wù)等功能，便于與會(huì )者之間的互動(dòng)操作與交流。
1.2無(wú)紙化會(huì )議系統的特色優(yōu)勢。無(wú)紙化會(huì )議管理平臺可以提供豐富的會(huì )議功能，協(xié)助會(huì )議主辦方對整個(gè)會(huì )議流程進(jìn)行高效便捷的控制，對會(huì )前準備，會(huì )中管理以及會(huì )議會(huì )后歸檔操作提供多種服務(wù)功能，保證會(huì )議正常、有序、安全地進(jìn)行。
無(wú)紙化會(huì )議系統終端可支持電子桌牌顯示、簽到圖像采集、多媒體播放、視頻會(huì )議、投票表決、呼叫服務(wù)、辦公文稿閱讀等多種常見(jiàn)的會(huì )議功能，又集成有電子白板、手寫(xiě)批注、同步文稿演示、文稿導讀、共享到投影儀等高級會(huì )議功能，充分滿(mǎn)足參會(huì )者的各項需求。
無(wú)紙化會(huì )議系統兼容常用操作系統，可以根據用戶(hù)的實(shí)際需求預裝操作系統，方便用戶(hù)做軟件應用擴展。只要聯(lián)網(wǎng)就可以獲得原廠(chǎng)遠程協(xié)助、遠程診斷、軟件更新升級等，大大縮短了響應時(shí)間。支持有線(xiàn)/無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )連接，適合多種場(chǎng)合需求，系統連接清晰簡(jiǎn)單，可以全部通過(guò)網(wǎng)線(xiàn)實(shí)現。
每次開(kāi)會(huì )，工作人員需要準備打印會(huì )議資料和桌面席卡，會(huì )前的準備過(guò)程繁瑣，工作量大且缺乏應變能力。會(huì )場(chǎng)排位手工管理、機動(dòng)性差、效率低。會(huì )議簽到、表決、會(huì )討、視頻、數據服務(wù)等系統相互獨立，規模龐大，集成性差。會(huì )中文件量大，分發(fā)效率不高。與會(huì )人員交互時(shí)需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統使用難度。與會(huì )人員桌面布局復雜，物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統大屏幕，距離遠者觀(guān)看困難，且不便實(shí)時(shí)交互。會(huì )議中資料修改情況難以記錄，討論過(guò)程無(wú)法保存。與會(huì )人員與服務(wù)人員間溝通不暢。會(huì )后文件管理造成巨大的紙張浪費，紙質(zhì)材料可能導致泄密，安全無(wú)法保障，對高端機密會(huì )議造成嚴重威脅，可能導致重大損失。
3無(wú)紙化會(huì )議系統對高校多媒體會(huì )議室現狀的改變
無(wú)紙化會(huì )議系統全數字化操作靈活機動(dòng)，所有電子版會(huì )議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會(huì )者職能和授權。服務(wù)器端設定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預。無(wú)紙化終端集成各種會(huì )議服務(wù)功能，一臺終端滿(mǎn)足與會(huì )人員各種需求。與會(huì )人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀(guān)大方。與會(huì )人員可操作個(gè)人終端，調整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì )議文件重點(diǎn)做上標注、便于會(huì )后整理、存檔。會(huì )議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì )議進(jìn)程。會(huì )議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創(chuàng )保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會(huì )議不受干擾，有助力實(shí)現無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)高校的現代化建設。
4無(wú)紙化會(huì )議系統的具體應用
無(wú)紙化會(huì )議系統全數字化操作靈活機動(dòng)，所有電子版會(huì )議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會(huì )者職能和授權。服務(wù)器端設定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預。無(wú)紙化終端集成各種會(huì )議服務(wù)功能，一臺終端滿(mǎn)足與會(huì )人員各種需求。與會(huì )人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀(guān)大方。與會(huì )人員可操作個(gè)人終端，調整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì )議文件重點(diǎn)做上標注、便于會(huì )后整理、存檔。會(huì )議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì )議進(jìn)程。會(huì )議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創(chuàng )保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會(huì )議不受干擾，有助力實(shí)現無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)高校的現代化建設。
4.1電子桌牌信息顯示。電子桌牌能夠顯示會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議主題、參會(huì )者人名(支持中英同時(shí)顯示等信息，可編輯字體、字號、顏色、自定義編輯及調整背景模板，大大減輕了工作人員的工作量。
4.2會(huì )議簽到?？梢詫?shí)現所有參會(huì )人員電子簽到，視頻拍照、原筆跡手寫(xiě)簽名，自動(dòng)記錄，統計會(huì )議出席情況，簽到狀態(tài)統計、查詢(xún)，統計結果可直接導出為exce1文件。能夠根據簽到信息自動(dòng)為與會(huì )者分配會(huì )議文件，簡(jiǎn)化了工作程序。
4.3會(huì )議信息。顯示參會(huì )人員信息列表，簽到時(shí)間、座位號及顯示座位示意圖，方便參會(huì )人員查看會(huì )議的所有文稿內容以及詳細的會(huì )議日程安排。
4.4演示文稿?？梢灾С謜ord/ppt/exce1/pdf/txt/dwg圖紙等常見(jiàn)格式的文稿閱覽，支持滑屏、拖動(dòng)、縮放查看資料,能夠打開(kāi)U盤(pán)文稿和服務(wù)器文稿。
4.5視頻點(diǎn)播。支持多種格式的流媒體視頻播放、支持本地視頻以及服務(wù)器視頻播放，支持rmvb、wmv、flv、rm、mp4等視頻格式。
4.6投票表決。提供會(huì )議現場(chǎng)表決功能，可設置投票形式、投票結果快速統計及顯示，支持多種投票模式(記名/匿名/棄權)，投票結果可導出打印。
4.7呼叫服務(wù)。會(huì )議過(guò)程中可以提醒會(huì )務(wù)人員為會(huì )議提供各種服務(wù)，不影響會(huì )議的正常進(jìn)行。
4.8同步演示?？蓪⒔K端上播放的演講稿同步到投影儀或其他參會(huì )人員的終端上;會(huì )議文件同步演示時(shí)，可選擇查閱原文或者其他會(huì )議文件。
4.9網(wǎng)上瀏覽。自帶瀏覽器，可以上網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)，進(jìn)行網(wǎng)上沖浪，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化辦公。
4.10資料導出。會(huì )議資料信息可導出至U盤(pán)等移動(dòng)工具，保證了文件的安全性和可利用性。
4.11遠程控制。通過(guò)后臺管理服務(wù)器可以遠程對電子桌牌內容、座位編排、會(huì )議概況、會(huì )議流程、會(huì )議投票、視頻會(huì )議等進(jìn)行設置和管理，大大提高了工作人員的工作效率。
無(wú)紙化會(huì )議系統可以根據實(shí)際會(huì )議室的需求增加或刪減應用功能，滿(mǎn)足不同會(huì )議的不同需求。
5結束語(yǔ)
無(wú)紙化會(huì )議系統實(shí)現了高校多媒體會(huì )議室互動(dòng)式的需求。技術(shù)先進(jìn)、成本低、易于實(shí)現、便于維護等特點(diǎn)，使其能夠廣泛應用于對信息交流要求比較高的高校。無(wú)紙化會(huì )議系統為參會(huì )人員提供了絕佳的數字化辦公體驗，所有的操作通過(guò)一臺終端完成，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)文件的使用，極大地推進(jìn)了無(wú)紙化會(huì )議辦公水平的發(fā)展與進(jìn)步。
